Estar em um ambiente de trabalho organizado te ajuda a manter o foco no que importa e a garantir que sua produção aumente. Além disso, a organização da área onde você trabalha traz outras vantagens, como a otimização do tempo, já que você não perde minutos ou horas preciosas tentando encontrar alguma coisa; economia financeira, pois você não precisa comprar itens novos por ter perdido antigos; e até mesmo cria uma imagem melhor, informando que a sua empresa é organizada e de confiança. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para te ajudar na organização do seu ambiente de trabalho:

Deixe o espaço livre se trabalha em casa

Se você é o profissional que faz home office, o ponto chave para manter a organização do ambiente é separar um espaço exclusivo para o trabalho, não misturando com itens que sejam da casa. Independente do tamanho da área destinada para o home office – pode ser uma mesa, um quarto ou um pedaço da sala, reserve este espaço para manter apenas os materiais e assuntos profissionais. Pode parecer complicado no começo, já que você está trabalhando na sua própria casa, mas é importante para você se manter mais organizado, concentrado e produtivo.

Concentre o máximo de informação no computador

Uma dica importante para manter a organização no ambiente profissional, manter o foco e evitar o retrabalho é concentrar o máximo de informações no computador. Por exemplo: se você faz anotações em papel para depois passar para o computador, por que não fazer direto na máquina? Deste modo, você evita o retrabalho e poupa minutos ou horas preciosas do seu dia. Outro ponto de vantagem em manter as informações no computador é você ter tudo concentrado em um só lugar, sendo mais fácil de você encontrar o que precisa e evitar o acúmulo de papel.

Organize seus livros

Alguns escritórios precisam manter livros de registro, cadastro, controle, entre outros, e, por isso, não podem deixar tudo concentrado em um computador. Com isso, acaba sendo normal os livros se acumularem em armários, mesas e prateleiras com o passar dos meses e anos. E para manter tudo organizado, é preciso realmente separar os livros que podem ser descartados daqueles que ainda são utilizados, destinando um local específico para estes e doando ou descartando aqueles. Ou seja, para manter o ambiente organizado é preciso abrir mão do que não se utiliza mais e ficar apenas com o essencial!

Divida as pilhas de papel

Outro material que costuma estar por toda a parte em um escritório e pode atrapalhar bastante a organização do ambiente são os papéis. Em cada canto pode haver contas, contratos, lembretes, anotações, correspondências, etc., e para conseguir organizar o espaço de verdade, é preciso separar estes itens. Você pode começar separando os papéis importantes para a empresa, dividindo-os em pastas e arquivando-os. Aqueles papéis temporários podem ser agrupados e descartados após determinada data. E aquela papelada de pendências do dia-a-dia? Estes papéis também podem ser agrupados e, assim que forem resolvidos, também podem ser descartados.

Elimine o excesso de materiais

Todo escritório mantém alguns materiais básicos e de uso comum, como folhas sulfite, lápis, borracha, caneta, grampeador, réguas… Para deixar tudo limpo e organizado, você pode começar primeiro com o descarte ou a doação do que não é útil. Deste modo, você elimina o que não faz mais sentido para o escritório e deixa o espaço livre para o novo. Os itens restantes e que ainda são necessários, podem ser separados em caixas organizadoras de tamanhos variados ou com divisórias e você pode agrupar estes objetos por tamanho, ou mesmo frequência de uso, por exemplo.