Gestão do tempo: como fazer reuniões produtivas

O que não falta por agências e empresas de todo canto são incontáveis reuniões semanais. Ainda que as reuniões sejam fundamentais para alinhar a equipe aos projetos e para auxiliar na gestão, grande parte dos encontros acabam se tornando inúteis e improdutivos.

Os americanos fazem cerca de 11 milhões de reuniões todos os dias e os encontros ineficazes custam para as empresas algo como 37 bilhões de dólares por ano, segundo o site de negócios Business Insider.

Quando um negócio está apenas começando, não existe tempo que possa ser perdido. Por isso, aqui vão algumas orientações para melhorar a gestão do tempo de sua equipe e realizar reuniões que cheguem à resultados reais e visíveis ao longo do tempo.

Reúna grupos pequenos de pessoas

Quando pequenos grupos de pessoas que estão diretamente relacionadas com a ideia que será tratada são reunidos, é mais fácil manter o foco e a motivação para chegar em ações determinadas. Assim, é possível designar funções para cada membro da reunião e deixar essa equipe responsável por reportar aos outros suas atividades.

Resolva pelo menos um problema por reunião

Se você precisou reunir um grupo de pessoas, provavelmente é porque precisa encontrar a solução para alguma situação. Se essa solução não pode ser encontrada durante a reunião, encontre pelo menos algum outro problema que pode se beneficiar desse encontro. Assim, além de sair da sala com os passos para solucionar o objetivo principal, outro ponto já foi solucionado e o tempo já terá valido a pena.

Seja um bom mediador

Com um problema em mãos para ser solucionado, é importante ter alguém capaz de mediar as discussões de forma que não tomem mais tempo do que o necessário. É preciso dar abertura à todos e incentivar o discurso criativo ao mesmo tempo em que as ideias se movem para algo mais concreto. Trabalhe com questões que movimentem sua equipe nessa direção sem transformar tudo em uma bagunça de falas.

Prefira o presencial

Claro que é muito mais rápido resolver problemas com uma conversa pelo telefone ou em chamada de vídeo, mas os encontros presenciais são fundamentais para despertar discussões vivas. Quando possível, opte pelo presencial para desenvolver melhores ideias.

Determine metas e responsáveis

Não faz nenhum sentido sair de uma reunião de discussão de ideias sem que algum tipo de objetivo esteja em mente. Sempre antes de começar uma reunião responda a pergunta com clareza: “o que precisamos resolver?”. Durante a reunião, responda a pergunta “como resolveremos?”. Isso precisa ser destrinchado em ações que poderão ser realizadas por pessoas específicas, ou seja “quem resolverá?”. Nunca saia de uma reunião sem que as tarefas sejam determinadas e endereçadas.

Retorne com resultados

Ao lado das metas precisam estar os prazos para serem realizadas cada uma das ações previstas nas reuniões. Além disso, quando os objetivos forem finalmente alcançados, é importante reportar toda a equipe com essa informação, dando o devido crédito a quem fez parte desse trabalho. O reconhecimento faz parte de perceber que nenhum tempo tem sido utilizado em vão.