Gestão do tempo: pare de remarcar seus compromissos

Se você já precisou falar com alguma empresa bastante grande, deve ter notado que algumas vezes a mensagem automática diz algo como: “Não podemos atender sua ligação agora. Deixe um recado. Todas as chamadas serão retornadas até o final do dia.”

Normalmente, suas ligações não são retornadas. Por que uma empresa teria uma mensagem de correio de voz garantindo aos que “todas as chamadas serão retornadas até o final do dia”, se retorna apenas 20% das chamadas comprometidas?

Provavelmente pelas mesmas razões que a maioria de nós promete “escrever uma resposta ao seu e-mail na segunda-feira”, mas não escreve.

Por que nós dizemos que faremos coisas e depois não as cumprimos?

Nós nos super comprometemos com as coisas. Não gostamos de desapontar as pessoas, por isso dizemos o que achamos que querem ouvir. Sentimos pressão no momento e não paramos para pensar em quanta pressão vamos sentir mais tarde. Não pensamos em quanto tempo as coisas realmente levarão e não deixamos tempo suficiente nos dias de hoje para lidar com as inevitáveis ??emergências e atrasos.

Cancelar ou adiar muito as reuniões se tornou uma prática tão comum que é esperada. É muito mais fácil dizer sim para algo do que dizer não. Entretanto, à medida que o compromisso se aproxima, nos sentimos sobrecarregados e cancelamos. Muitas vezes por falta de preparo, falta de tempo, falta de organização.

Quando você faz compromissos e os cancela, você não se torna digno de confiança. Quando você falha em cumprir os compromissos que você faz livremente, a confiança não é o resultado.

A tentação de não realizar algo no meio de tantas outras coisas é composta pela facilidade. Nunca o cancelamento de um compromisso foi mais fácil e menos doloroso para nós do que na época da mensagem de texto. Podemos cancelar sem ter que falar, muito menos conhecer alguém. Podemos cancelar cinco minutos antes sem explicação. Basta colocar um emoticon na nossa mensagem e podemos nos convencer de que é quase como se tivéssemos cumprido nossa obrigação.

Mas o processo de pensamento ainda não é indolor. Nos sentimos culpados por isso. Nós hesitamos sobre o que fazer, e esta indecisão está nos drenando. Finalmente, nós cancelamos e minamos nossa confiança em nós mesmos. Isso reforça nossa convicção de que não podemos fazer tudo, que não podemos controlar nossa programação nem nossos esforços.

Quais as consequências da falta de gestão do tempo?

Há consequências para nossas vidas pessoais e certamente há consequências no local de trabalho. Manter compromissos é um sinal de maturidade. Os funcionários que não terminam tarefas, por exemplo, que terminam com atraso ou má qualidade, perdem reuniões e cancelam compromissos, são uma imposição a outros membros da equipe e uma responsabilidade a mais para seus empregadores.

Como esses maus hábitos são quase onipresentes, eles inevitavelmente chegam para alguns de nós quando assumimos papeis de liderança, onde a disfunção do local de trabalho que eles geram é ampliada. É difícil responsabilizar seus subordinados quando você não se responsabiliza. É difícil confiar nos outros quando sabemos que não podemos confiar em nós mesmos.

Como podemos inspirar comprometimento naqueles que lideramos quando é óbvio para eles que o compromisso é um princípio negociável para nós? É impossível ser um bom líder se não nos governarmos.

É preciso tratar seus compromissos como compromissos. E se comprometer não é uma coisa negativa. Quando você realiza as coisas que planejou, se sente muito menos estressado por elas. Assim, você aprende mais sobre o tempo que cada atividade leva e quanto pode entregar em um dia.

Se você realmente quer dizer não quando você diz sim, então diga não em primeiro lugar. Estamos todos no mesmo barco: temos tempo finito e um número aparentemente infinito de coisas que valem a pena fazer com ele. Comprometa-se a não concordar em fazer as coisas, a menos que você vá seguir adiante.

Peça tempo para pensar sobre as coisas se você não tiver certeza. Não se sobrecarregue. Se você estiver realmente sobrecarregado, poderá exigir um período de transição para eliminar algumas coisas. Depois disso, uma vez que você disser sim para alguma coisa, atenha-se ao sim. Se o compromisso parecia ser uma boa ideia na época, ainda será agora, mesmo que o valor seja encontrado não na atividade em si, mas em ser confiável e seguir adiante.