Como um varejista, você sabe melhor do que ninguém que o tempo é praticamente dinheiro. Se você perder tempo com processos ineficientes, estará deixando dinheiro na mesa que será rapidamente aproveitado pela concorrência.

No entanto, independentemente de você ser um gerente de varejo com anos de experiência ou alguém com uma nova loja, você pode facilmente ser direcionado para várias ações diferentes em um determinado dia. Pode ser difícil se concentrar em uma tarefa por vez quando você está tentando lidar com os clientes, treinar sua equipe e, quem sabe, dormir algumas horas à noite.

No negócio de varejo, o sucesso se resume a não apenas quanto você vende, mas como você gerencia seu tempo. Trata-se de trabalhar de maneira mais inteligente e fazer mais. Aqui estão 10 dicas para ajudar você a aproveitar melhor todo o seu precioso tempo.

1. Faça uma lista de tarefas

Soa completamente óbvio, certo? Mas quantas vezes você passou pelo seu dia, voando de tarefa em tarefa, e ainda assim sentiu que não fez absolutamente nada? Comece anotando suas tarefas antecipadamente na noite anterior ou na primeira hora da manhã.

Segundo pesquisas, nossa força de vontade é mais forte no início do dia. Use isso a seu favor e conclua suas tarefas mais importantes primeiro, assim você terá mais chances de concluir o que precisa ser feito. Além disso, a maioria das lojas tende a ficar mais ocupada à medida que o dia passa, por isso dedique a primeira parte do seu dia às responsabilidades mais importantes da sua lista de tarefas.

Se você não é um tipo de pessoa de caneta e papel, há vários aplicativos de lista de tarefas que podem ajudá-lo. Por exemplo, o Google Keep é gratuito para iOS e Android e foi projetado com grandes “cards” para cada tarefa que podem ser ajustados para que se destaquem. O Apple Notes é pré-instalado em iPhones e oferece um recurso de sincronização que mantém tudo no mesmo local. E o Evernote não é vinculado a nenhum sistema, mas pode ser de grande valia na hora de anotar suas atividades.

2. Estabeleça metas diárias claras e priorize

Isso acompanha sua lista de tarefas, mas aqui você colocará o foco no que espera alcançar no momento em que sair da sua loja ou desligar o computador. Dizer “limpar a loja” não é tão eficaz quanto dizer “organizar o inventário da sala dos fundos de acordo com a data de compra”, por exemplo.

Você pode definir claramente suas metas diárias priorizando o que é mais importante. Aplique a regra 80/20 para identificar as metas de cada dia: quais 20% das tarefas na sua lista de tarefas lhe darão 80% dos resultados? Depois de ter uma ideia sobre tudo o que precisa ser realizado, decida quanto tempo você precisa e trabalhe para atingir essa meta.

3. Conheça os horários de pico da sua loja e programe de acordo

Quando você tem mais tráfego em sua loja? Há horas em que as coisas estão mais silenciosas e isso permitiria que você trabalhasse em tarefas mais complexas? Você pode facilmente descobrir essas coisas com insights de seu sistema de PDV, em que é possível gerar relatórios de vendas por hora para poder ver quando está ganhando mais vendas.

Esta dica se aplica a tarefas não apenas diárias, mas também sazonais. Você não deseja programar grandes tarefas, como as contagens de inventário físico, durante o mês de dezembro em que você realiza a maioria das suas vendas nos feriados. Descobrir esses horários de pico lhe dará uma noção melhor de quando você pode realizar tarefas.

4. Treine sua equipe e delegue

Por mais que você queira pensar que você é sobre-humano, ninguém pode realizar uma operação de varejo bem-sucedida por si só. O primeiro passo para fazer mais é cercar-se de uma equipe bem treinada que pode ajudá-lo a fazer essas coisas. Se você acha que precisa fazer a maior parte do trabalho, é hora de analisar o treinamento que está dando aos seus funcionários.

Para efetivamente delegar tarefas a seus funcionários e ser um gerente que maximize sua produtividade, fique à vontade com o fato de que o seu caminho não é o único e que você não precisa fazer isso sozinho. Delegue as tarefas que fazem mais sentido para você e seus funcionários, para que todos aproveitem seus pontos fortes e você não esteja apenas descarregando tarefas aleatoriamente. Às vezes, é mais importante confiar uma determinada tarefa a outra pessoa para que você possa se concentrar nos negócios, em vez de trabalhar nela.

5. Controle sua atenção e concentre-se

Emails, textos, solicitações do cliente. Perguntas dos funcionários, seu telefone e todos os sinos e assobios. Não há escassez de distrações que podem sugar o tempo imediatamente de você durante todo o dia. Mas se seu objetivo é aumentar a qualidade do tempo que você tem atualmente, você precisa limitar seu foco a uma tarefa de cada vez.

Isso significa gerenciar distrações com eficiência, e isso também vale para sua equipe. Estabeleça regras para o tempo e defina expectativas para ajudar a eliminar as distrações. Por exemplo, estabeleça horários oficiais para verificar e-mails como forma de incentivar sua equipe de varejo a controlar sua atenção e manter o foco durante o horário de trabalho.

6. Use um sistema de gerenciamento de tempo

Os sistemas de gerenciamento de tempo podem parecer assustadores, mas funcionam porque ajudam os ocupados proprietários de lojas de varejo a exercer um controle consciente sobre quanto tempo é dedicado a diferentes tarefas. Experimente um dos métodos por uns bons 60 dias e veja como isso funciona para você e sua equipe. Continue explorando opções diferentes até encontrar uma solução adequada.

Com a técnica Pomodoro, você divide o trabalho em intervalos curtos e cronometrados (chamados “Pomodoros”) que são espaçados por intervalos curtos quando confrontados com qualquer tarefa grande. Isso treina seu cérebro para se concentrar por períodos curtos e ajuda você a ficar no topo das tarefas.

O método POSEC significa “Priorizando, organizando, racionalizando, economizando e contribuindo” e pode ser definido como uma maneira de decompor seus principais objetivos em tarefas menores e objetivos menores. Outros sistemas são o 5W2H, 70-20-10, Kanban e outros métodos ágeis.

7. Automatize algumas operações

O mundo moderno de hoje oferece inúmeras maneiras de ajudá-lo a ser mais produtivo com seu tempo, se você usá-las corretamente. Uma maneira de facilitar as coisas para você mesmo é usar ferramentas que possam automatizar e simplificar seus negócios.

Precisa de ajuda para coordenar os horários dos funcionários, entender as folhas de presença e acompanhar as tarefas? Existe um aplicativo para isso que permite que os funcionários captem turnos, mudem horários e solicitem tempo usando o próprio aplicativo, e os varejistas podem monitorar tudo em um único local, economizando tempo e esforço.

Deseja que alguém assuma a resposta a e-mails e agende reuniões com fornecedores? Contrate um assistente virtual para tirar esse trabalho das suas mãos. É claro que nem todas as operações de negócios devem ser automatizadas, mas há inúmeras aplicações que podem ajudar a automatizar algumas dessas tarefas que drenam seu tempo durante a semana de trabalho.

8. Organize sua loja

Depois de descobrir os horários mais lentos da sua loja, use esse tempo para organizar o local. Além de parecer mais atraente para os clientes, você não perderá tempo procurando itens na bagunça ou direcionando clientes para onde eles podem encontrar determinadas coisas.

Reserve algum tempo para rotular todas as caixas e prateleiras em sua sala dos fundos e procure maneiras de melhorar como os itens são posicionados para garantir que tudo esteja em seu devido lugar. Por exemplo, os itens que precisam ser reabastecidos com mais frequência devem ser posicionados perto da porta para que os funcionários possam localizá-los rapidamente e reabastecer.

9. Tire um tempo para pensar

Você provavelmente acha que não tem tempo para descansar e se reagrupar, mas é uma das coisas mais importantes que você pode fazer. Na primeira hora da manhã, leve cinco minutos tomando uma xícara de café para pensar: “O que é mais importante para mim realizar hoje?”

Em seguida, acrescente isso à sua lista. Configure o telefone para emitir um sinal sonoro durante todo o dia para que você faça uma pausa e pergunte a si mesmo: “Estou fazendo o que mais preciso fazer?” E, no final do dia, tire cinco minutos e responda à pergunta: “O que aprendi? O que eu quero fazer diferente amanhã? ”

10. Construa em tempo não estruturado

Como um varejista, você sabe que nada vai andar exatamente como cronograma e que novas coisas sempre surgirão. Mas quando você está constantemente ocupado e cada minuto de cada dia é agendado de volta para trás, suas habilidades cognitivas diminuem, você fica mais propenso a cometer erros e é menos perspicaz.

Embora possa parecer contraproducente, programar breves interrupções, como uma pausa de 15 minutos é, na verdade, parte do bom gerenciamento do tempo. Isso lhe dá tempo para reavaliar o trabalho em mãos e seus objetivos.

Comece com um intervalo de 15 minutos no meio da manhã e outro no período da tarde. Aplique essa mesma prática em sua programação de turnos e você ficará surpreso com a produtividade de todos.