A avaliação de desempenho é essencial para o desenvolvimento de uma equipe de trabalho poderosa. Isso porque ela fornece aos empregadores uma oportunidade de avaliar as contribuições de seus funcionários para a organização.

Quando feito como parte de um sistema de avaliação de desempenho que inclui um formulário de avaliação padrão, medidas de desempenho padrão, diretrizes para fornecer feedback e procedimentos disciplinares, avaliações de desempenho podem impor limites aceitáveis ??de desempenho, promover reconhecimento pessoal e comunicação eficaz e motivar indivíduos a fazer o melhor para si e para a empresa.

Os principais objetivos de um sistema de avaliação de desempenho são fornecer uma avaliação equitativa da contribuição de um funcionário para a força de trabalho e produzir uma documentação precisa para proteger tanto o empregado quanto o empregador. Assim, é possível obter um alto nível de qualidade no trabalho produzido. Para criar um sistema de avaliação de desempenho em sua prática, aqui estão as cinco etapas fundamentais:

1. Desenvolva um formulário de avaliação

As avaliações de desempenho devem ser conduzidas de forma justa, consistente e objetiva para proteger os interesses de seus funcionários e proteger sua prática de responsabilidade legal. Uma maneira de garantir consistência é usar um formulário de avaliação padrão para cada avaliação.

O formulário que você usa deve se concentrar apenas nas áreas essenciais de desempenho do trabalho. Limitar essas áreas de foco torna a avaliação mais significativa e relevante e permite que você e o funcionário lidem com os problemas mais importantes. Você não precisa cobrir todos os detalhes do desempenho de um funcionário em uma avaliação.

Para a maioria dos cargos, as áreas de desempenho de trabalho que devem ser incluídas em um formulário de avaliação de desempenho são conhecimento e habilidades no trabalho, qualidade do trabalho, quantidade de trabalho, hábitos de trabalho e atitude. Em cada área, o avaliador deve ter uma métrica para escolher (por exemplo: requisitos muito abaixo, requisitos abaixo, atende aos requisitos, excede os requisitos, excede em muito os requisitos). Dependendo da especificidade das métricas, muitas vezes é importante que o avaliador também tenha espaço no formulário para fornecer o raciocínio por trás de sua classificação.

Avaliações de desempenho para aqueles em cargos de gerência devem avaliar mais do que apenas as áreas essenciais de desempenho de trabalho mencionadas acima. Eles também devem avaliar as habilidades dos funcionários geridos, a capacidade de motivar e fornecer orientação, habilidades gerais de comunicação e capacidade de criar equipes e resolver problemas. Você deve ter um formulário de avaliação separado para gerentes ou uma seção administrativa especial adicionada ao formulário de avaliação padrão.

2. Identifique medidas de desempenho

As medidas de desempenho padrão, que permitem avaliar o desempenho do trabalho de um funcionário de maneira objetiva, podem reduzir a quantidade de tempo e o estresse envolvidos no preenchimento do formulário de avaliação. Embora o desenvolvimento dessas medidas possa ser uma das partes mais demoradas da criação de um sistema de avaliação de desempenho, ele também é um dos mais poderosos.

Se você tem descrições de cargo atuais para cada posição em sua prática, já deu o primeiro passo para a criação de medidas de desempenho padrão. Elas são essencialmente metas específicas de quantidade e qualidade anexadas às tarefas listadas em uma descrição de cargo. A descrição de cargo pode servir como uma ferramenta de avaliação somente se, por exemplo, você estiver avaliando se as qualificações de um funcionário correspondem aos requisitos da posição.

As medidas de desempenho padrão levam a descrição do trabalho um passo adiante. Por exemplo, uma tarefa listada na descrição do trabalho de uma recepcionista pode ser inserir registros de pacientes novos e atualizados no computador. A medida de desempenho padrão para essa tarefa pode ser inserir de 6 a 12 registros por dia (quantidade) com uma taxa de erro inferior a 2% (qualidade).

Medidas de desempenho padrão podem medir objetivamente algumas das áreas de desempenho de trabalho mais subjetivas, como hábitos de trabalho. Por exemplo, você pode estabelecer uma medida objetiva de atendimento definindo o número aceitável de vezes que um funcionário pode estar atrasado ou ausente durante um período de tempo específico.

No entanto, as medidas de desempenho padrão nem sempre funcionam para outras áreas subjetivas, como atitude. Nesses casos, ainda é importante ser o mais objetivo possível na sua avaliação. Não tente descrever atitude, em vez disso, descreva o comportamento do funcionário, que é o que transmite a atitude e as consequências desse comportamento para a prática.

Por exemplo: “Esta funcionária não conseguiu apoiar seus colegas de trabalho. Quando outro membro de seu departamento está ausente, ela se recusa a assumir as tarefas adicionais necessárias para processar os pacientes de maneira oportuna. Esse comportamento causa atraso do paciente, sobrecarrega a equipe e compromete o trabalho.”

Para começar a desenvolver medidas de desempenho padrão em sua prática, revise as descrições de trabalho para cada posição e selecione os principais componentes do trabalho que podem ser medidos especificamente. Em seguida, trabalhe com os funcionários em cada posição para coletar dados quantitativos, examinar padrões históricos de volume e determinar medidas qualitativas que reflitam a missão e as metas da prática.

3. Defina diretrizes para feedback

Feedback é sobre transmitir os resultados das avaliações de desempenho. Portanto, antes de implementar seu sistema de avaliação de desempenho, certifique-se de que todos os que conduzirão as avaliações saibam que tipo de feedback dar, como oferecê-lo e como obtê-lo do empregado.

Não cometa o erro comum de encobrir as deficiências de um funcionário e se concentrar apenas nos pontos fortes dele. É entendendo suas fraquezas que os funcionários podem se apropriar de seu desempenho e papel na prática. E, quando recebem o apoio necessário para melhorar essas áreas, os funcionários aprendem a se orgulhar de seu trabalho e estão dispostos a assumir novos desafios com confiança.

Ao abordar áreas em que é necessário melhorar, delineie suas expectativas de melhoria e como você pretende ajudar o funcionário a atendê-las. Por exemplo, se um funcionário estiver falando mal de outros funcionários e não parecer tolerante com os clientes, dê a ele alguns exemplos de seu comportamento e ofereça algumas sugestões para resolver o problema. Defina os limites permitindo que ele saiba o que é aceitável e o que não será tolerado e, em seguida, estabeleça um plano para monitorar o desempenho e reavaliar o funcionário.

Depois de discutir os resultados da avaliação, incentive-o a fornecer um feedback não-defensivo. Pergunte ao funcionário se ele concorda com sua avaliação e / ou tem sugestões de melhoria. Isso deve levar a uma troca aberta de informações que permitirá que você e o funcionário entendam melhor a perspectiva do outro.

4. Crie procedimentos disciplinares de ação

Em alguns casos, mesmo após uma avaliação completa do desempenho e uma discussão das melhorias esperadas, um funcionário continuará com desempenho insatisfatório. Você precisa estar preparado para lidar com essa situação por meio de procedimentos disciplinados e de rescisão bem definidos e escritos. Esses procedimentos devem descrever as ações que serão tomadas quando o desempenho piorar: uma advertência verbal, uma advertência por escrito e, se não houver melhora, a possível demissão.

A advertência verbal deve ser dada em particular, com o comportamento ou motivo da falta de disciplina claramente indicado. Após a advertência verbal, permita que o funcionário responda, mas mantenha o resumo do intercâmbio.

O modo como você lida com a advertência por escrito desempenha um papel fundamental no sucesso de seus procedimentos disciplinares e de rescisão. Este é o momento de deixar claro para o funcionário o quão sério é seu problema de desempenho. Um formulário de aviso padrão, por escrito, deve incluir o seguinte:

• Uma descrição do comportamento ou problema que inclui as descobertas objetivas,
• As ações mensuráveis ??e as mudanças esperadas do funcionário,
• O apoio que o empregador fornecerá para melhoria,
• Uma descrição do que ocorrerá (por exemplo, folga não remunerada ou rescisão) e quando (por exemplo, após mais uma ocorrência ou duas) se o aviso não for atendido,
• A assinatura do empregado, avaliador e a data do aviso.

Se for necessária a demissão, explique o motivo da rescisão. Faça isso de forma breve e objetiva para evitar entrar em uma discussão elaborada que o coloque em uma posição defensiva. Valide o funcionário como pessoa, talvez dando uma visão positiva do potencial do funcionário no mercado de trabalho.

Além disso, informe ao funcionário o que acontecerá com férias acumuladas ou licença por doença, benefícios de pensão, etc. Conheça as leis do seu estado sobre esses problemas. Por fim, pergunte se o funcionário tem mais alguma dúvida e ajude o funcionário a recuperar todos os seus pertences e sair com a maior dignidade possível. Se você lida bem com a rescisão, é menos provável que você tenha um funcionário que queira trazer problemas para sua empresa.

5. Defina um cronograma de avaliação

Depois de criar seu sistema de avaliação de desempenho, o formulário de avaliação, as medidas de desempenho, as diretrizes de feedback e os procedimentos disciplinares, você só precisa decidir quando conduzir as avaliações de desempenho. Algumas práticas fazem todas as avaliações dos funcionários na mesma época do ano. No entanto, você decide quando agendar as avaliações e como garantir que cada avaliador cumpra consistentemente o prazo.

Um sistema de avaliação de desempenho deve ser um componente-chave da sua estrutura de trabalho. Quando implementado de forma eficaz, garante justiça e responsabilidade, promove o crescimento e desenvolvimento e incentiva um sentimento de orgulho em contribuições de seus funcionários para a empresa.