O fluxo de caixa é o controle de entradas e saídas de uma empresa. Para uma gestão financeira eficiente, é fundamental entender como o controle de caixa acontece e quais as melhores maneiras de realizá-lo.  

Um bom fluxo de caixa inclui o registro de todas as entradas e saídas, detalhadamente. Isso abrange também as datas e valores de contas a pagar, salário dos funcionários, pagamento dos fornecedores e dinheiro das vendas. Sem um fluxo de caixa bem estruturado é comum que as contas sejam pagas e a empresa fique sem dinheiro para investimentos depois disso, por exemplo.

Além de controlar o dinheiro que entra e que sai da organização, o fluxo de caixa também ajuda na projeção orçamentária futura, o que auxilia os gestores em seus planejamentos.  

Assim, é possível antecipar problemas de gestão e já aplicar medidas corretivas se necessário, evitandos crises financeiras e endividamento.

O fluxo de caixa deve ser uma estrutura flexível, que se adeque a realidade da empresa e também às variações do mercado. E não precisa de um software para isso, com um simples caderno já é possível controlar suas entradas e saídas sem erros.

Primeiro passo: anotar e separar as entradas e saídas

Suas entradas e saídas não são todas iguais. Por isso, o primeiro passo é separá-las conforme a sua natureza.

Saídas

As saídas são todo o dinheiro que sai, ou seja, que é utilizado por qualquer motivo na sua empresa. Elas devem ser divididas essencialmente em três grupos:

• Fornecedores: o que você gasta para pagar seus fornecedores.
• Despesas operacionais: os gastos administrativos da empresa.
• Outras saídas: são os gastos que não aparecem todo mês, como os investimentos por exemplo.

Esses gastos variam de empresa para empresa, por isso não existe uma fórmula exata. É preciso entender a realidade da sua e dividir da forma que faça sentido para você.

Entradas

As entradas são todo o dinheiro que entra na empresa, seja por meio de pagamento de produtos ou serviços, quitação de dívidas, etc. Como a grande maioria das entradas vêm por meio de vendas, o valor de entradas pode variar bastante de mês para mês.

Para que nada seja esquecido é preciso anotar as entradas todos os dias. Dessa forma, além de saber quanto você vendeu naquele mês, saberá também em quais dias da semana o movimento é maior e poderá se programar para isso nos próximos meses.

Segundo passo: registrar todas as movimentações

Agora que você classificou suas entradas e saídas, é preciso registrar esse dados. O lançamento correto das entradas e saídas é importantíssimo para as interpretações futuras. Se algo for registrado errado ou não for registrado, os dados ficarão imprecisos.

Por isso, todos os dias registre em um caderno o horário da entrada, seu valor específico, para que o valor foi gasto e como ele foi recebido (dinheiro, cartão de crédito ou débito). Ao fim de cada dia, o fechamento de caixa será o registro de todos esses valores e a confirmação de que eles batem com o valor final contado em dinheiro e no cartão.

Terceiro passo: fazer a análise dos dados

Com os dois primeiros itens você já tem o seu fluxo de caixa. Entretanto, ele só é uma ferramenta útil se gera outros dados para a sua empresa.

Por isso, além de ensinar como fazer um fluxo de caixa, é preciso analisar os dados dos seus registros. As principais análises que podem ser úteis para o seu negócio são:

Saldo final diário

O saldo final diário mostra quanto dinheiro você tem em caixa ao final daquele dia de trabalho. Como todo dia começa com um saldo inicial (que veio do dia anterior), basta somar a este valor todas as entradas do dia e subtrair todas as saídas. O valor encontrado é o seu saldo final diário. Com esses dados é possível perceber a variação do dinheiro em caixa nos períodos do mês.

Lucro

Seu negócio está gerando lucro? Para saber isso, é preciso entender se seus custos de venda estão superando as saídas necessárias. Não basta subtrair o custo com matéria-prima do valor cobrado pelo produto, pois há muitos outros valores envolvidos.

Para que o produto fique pronto para venda, é preciso considerar seus vendedores, o deslocamento dos produtos, os fornecedores e até as contas, já que sem energia não há produção.

Portanto, para descobrir o lucro da sua empresa, é preciso considerar todos os gastos da empresa naquele mês e diminui-los do valor gerado com as vendas. O lucro líquido será a receita total do negócio, o custo total (custos variáveis + custos fixos). Aqui é considerado também os impostos pagos, por exemplo.

Já o lucro bruto não leva em consideração os custos fixos da produção (impostos, aluguel de sala, salários dos funcionários, etc). Dependendo do que você quiser encontrar, ter essa diferenciação entre os dois lucros pode ajudar.

Priorizar o seu controle de caixa é o primeiro passo para um negócio bem sucedido, por isso fique atento as orientações e acompanhe as movimentações de dinheiro sempre em seu negócio.